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L’Istituto è stato promosso nel 1997 dall’amministrazione comunale di Città di Castello, in collaborazione con l’Istituto di Storia per l’Umbria Contemporanea, la Soprintendenza agli Archivi per l’Umbria e l’associazionismo culturale di Città di Castello.
L’idea di dar vita a un Istituto intitolato a Venanzio Gabriotti, “che dedicò la vita alla lotta per la libertà e la democrazia e alla solidarietà verso i più umili”, prese forma all’indomani delle celebrazioni del cinquantenario della Liberazione di Città di Castello e della fucilazione di Gabriotti.
Fu proposto che, per meglio conservare la Memoria e trasmetterla alle nuove generazioni, nascesse un organismo preposto alla ricostruzione della storia locale contemporanea e alla tutela, al recupero e alla valorizzazione della documentazione di proprietà di partiti, associazioni e privati.
Iniziò un prolungato percorso nel quale i promotori, d’intesa con l’amministrazione comunale e con la Soprintendenza ai beni archivistici dell’Umbria, affrontarono le problematiche relative alla costituzione ufficiale dell’Istituto e al ruolo che vi avrebbero dovuto svolgere enti pubblici, associazioni e privati cittadini.
Il 9 maggio 1996 si formò un comitato provvisorio per avviare concretamente l’attività dell’Istituto. Lo componevano l’assessore alla cultura Sandro Renghi, Aldo Pacciarini, Sergio Polenzani, mons. Beniamino Schivo e Alvaro Tacchini.
Con i rogiti notarili del marzo e del luglio 1997, si concluse l’iter burocratico per rendere operativo l’Istituto. Infine, il 14 febbraio 1997, con delibera n. 534, il consiglio comunale ne approvò nella sua stesura definitiva lo statuto.
L’Istituto ha come intento fondamentale lo studio della storia contemporanea e la divulgazione della Memoria storica e dei valori della democrazia.
I suoi fini statutari sono:
Raccogliere e ordinare in un proprio archivio materiale documentario di proprietà dei partiti, movimenti, associazioni, enti pubblici e privati, nonché di singoli privati che rivesta interesse storico per la ricostruzione della storia contemporanea dell’Alto Tevere così che ne sia possibile la conservazione, la catalogazione e la consultazione da parte di studiosi e cittadini.
Curare e promuovere ricerche, studi, pubblicazioni ed altre iniziative culturali rientranti nelle finalità dell’Istituto;
Diffondere la conoscenza della storia politico sociale del territorio ed in particolare i risultati delle attività dell’Istituto stesso;
L’istituto è autonomo, con un suo consiglio direttivo rappresentativo degli enti promotori e dell’assemblea dei soci. Nel consiglio direttivo sono rappresentati anche la Soprintendenza, l’Istituto di Storia per l’Umbria Contemporanea e il Comune. Il prof. Sergio Polenzani l’ha presieduta fino al maggio 2014, avendo come vicepresidente e responsabile dell’Archivio Storico dell’Istituto Alvaro Tacchini. Dal 29 maggio 2014 Alvaro Tacchini è divenuto presidente.
Compongono l’attuale consiglio direttivo, oltre al presidente, Pierino Monaldi e Giulio Pasqui (vice-presidenti), Giovanni Tarducci (tesoriere), Lucio Bioli, Andrea Chiapponi, Paola Milli, Paola Puletti, Rossella Santolamazza (in rappresentanza della Soprintendenza Archivistica per l’Umbria e le Marche) e Antonella Lignani (in rappresentanza dell’Istituto per la Storia dell’Umbria Contemporanea). Rappresentante del Comune di Città di Castello è l’assessore alle politiche culturali Michela Botteghi. Funge da segretaria, sin dalla fondazione, Lanfranca Pellegrini.
In passato, eletti dall’assemblea dei soci, hanno fatto parte del direttivo Sergio Polenzani (presidente dal 1997 al 2014), Marcello Pellegrini (nipote di Venanzio Gabriotti), Luigina Ballini, Lido Lucchetti, Aldo Pacciarini, Anna Maria Pacciarini, Pasquale Pannacci e Valentina Valeri.